Kwantitatieve inkoopscan voor meer grip op spend en leveranciers

Klant en Context

Voor een GGZ-instelling in het noorden van het land hebben wij een kwantitatieve inkoopscan uitgevoerd om meer inzicht te krijgen in de uitgavenstromen. In zorgorganisaties is het vaak lastig om goed zicht te houden op de grootste kostenposten en de belangrijkste leveranciers. Juist door de veelheid aan inkoopstromen, productgroepen en contractrelaties ontbreekt het regelmatig aan overzicht. De organisatie wilde daarom beter begrijpen waar de spend zat en op welke onderdelen gerichter gestuurd kon worden.

De uitdaging

De uitdaging lag in het inzichtelijk maken van een grote hoeveelheid inkoopdata uit een volledig kalenderjaar en deze te vertalen naar bruikbare managementinformatie. De organisatie had behoefte aan een helder overzicht van de totale spend, uitgesplitst naar productgroepen en leveranciers. Niet alleen om terug te kijken op de bestaande situatie, maar vooral om te bepalen waar kansen lagen om de inkoopfunctie verder te versterken en gerichter keuzes te maken.

Onze aanpak

We zijn gestart met het analyseren van een dataset met inkoopgegevens over een volledig kalenderjaar, die door de organisatie werd aangeleverd. Deze gegevens hebben wij gestructureerd en vertaald naar een dashboardmodule, waarin de totale spend overzichtelijk is weergegeven per productgroep en leverancier.

Nadat de scan was geüpload in het dashboardportaal, hebben wij samen met een deskundig adviseur van een samenwerkingspartner een presentatie verzorgd binnen de organisatie. Tijdens deze sessie hebben wij de belangrijkste bevindingen toegelicht en advies gegeven over welke productgroepen de meeste aandacht vroegen en waar het grootste verbeterpotentieel lag.

Resultaat

Met de inkoopscan kreeg de GGZ-instelling niet alleen inzicht in de huidige spend, maar ook concreet overzicht van de grootste leveranciers en belangrijkste uitgavencategorieën. Daarmee ontstond een stevige basis om gerichter te sturen op kosten, leveranciersmanagement en verdere professionalisering van de inkoopfunctie. De combinatie van data-analyse, dashboarding en inhoudelijk advies gaf de organisatie direct toepasbare handvatten om vervolgstappen te zetten.

Dit project is uitgevoerd door

Simon