Maatwerk-aanbesteding voor de inhuur van ICT-personeel: flexibiliteit en continuïteit bij Beeld & Geluid

Klant en Context

Beeld & Geluid in Hilversum is hét nationale instituut voor media en een van de grootste archieven ter wereld. Naast het beheren van enorme hoeveelheden audiovisueel erfgoed is het ook een ontmoetingsplek voor professionals en publiek. Voor deze veelzijdige rol is een betrouwbare ICT-omgeving onmisbaar. Om de continuïteit te borgen en tegelijk te kunnen inspelen op verschillende projecten, besloot Beeld & Geluid een raamovereenkomst in te richten voor de inhuur van werkplek- en systeembeheerders. De uitdaging: een aanbesteding vormgeven die niet alleen voorziet in capaciteit, maar ook in kwaliteit, stabiliteit en partnerschap.

De uitdaging

De ICT-afdeling van Beeld & Geluid moet snel kunnen schakelen. Soms is er extra inzet nodig door projecten of piekbelasting, soms juist minder. Dat vraagt om flexibiliteit, maar ook om stabiliteit: vaste professionals die binding opbouwen met de organisatie en verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van het werk. Daarbovenop spelen veiligheid en betrouwbaarheid een hoofdrol: systemen moeten altijd beschikbaar zijn en voldoen aan hoge standaarden voor informatiebeveiliging. Omdat dit geen standaardvraagstuk is, was een maatwerkaanpak nodig in de specificaties.

Onze aanpak

Met de nieuwe raamovereenkomst beschikt Beeld & Geluid over een flexibele en stabiele oplossing voor ICT-beheer. Eén contractpartij fungeert als centraal aanspreekpunt, terwijl een vast team van werkplek- en systeembeheerders continuïteit en kennisopbouw garandeert. Tegelijk is er ruimte om snel op- en af te schalen wanneer de situatie daarom vraagt. Daarmee is de ICT-afdeling beter toegerust om de dagelijkse operatie te ondersteunen en mee te bewegen met de dynamiek van de organisatie.
Deze aanpak laat zien dat een doordacht aanbestedingstraject niet alleen leidt tot ontzorging, maar ook tot duurzame samenwerking en kwaliteitsborging. Beeld & Geluid kan zich op deze manier nog beter richten op zijn kerntaak: het bewaren en toegankelijk maken van ons rijke media-erfgoed

Resultaat

We begonnen met een inventarisatiefase waarin samen met de het team vanuit ICT werd gekeken naar de behoeften. Op basis hiervan is het Programma van Eisen opgesteld. Hierin kwamen niet alleen harde criteria aan bod, zoals functieprofielen, beschikbaarheid en certificeringen, maar ook zachte factoren: teamcontinuïteit, goed werkgeverschap en proactief meedenken door leveranciers. Op basis daarvan ontwikkelden we een aanbestedingsstrategie waarbij de beste prijs-kwaliteitverhouding centraal stond.
Tijdens de procedure werd nadrukkelijk gekeken naar hoe leveranciers geschikte kandidaten werven en binden in een krappe arbeidsmarkt. Ook hun visie op goed werkgeverschap en het waarborgen van kennisoverdracht en stabiliteit in het team woog zwaar mee. Prijs werd meegenomen via een fictieve aanneemsom, maar de doorslag lag bij kwaliteit en partnerschap. Zo ontstond een zorgvuldig beoordelingskader dat alle essentiële aspecten afwoog.

Dit project is uitgevoerd door

Luuk van Wingerden