Een zorginstelling met meerdere locaties wilde beter inzicht krijgen in haar facilitaire onderhoudscontracten. Door jarenlange groei waren contracten versnipperd geraakt, met verschillende leveranciers, uiteenlopende looptijden en onduidelijke prestatieafspraken. De organisatie zocht naar structuur, transparantie en concrete handvatten om de kwaliteit van het onderhoud te verhogen.
De zorginstelling had te maken met een divers palet aan contracten voor onder andere gebouwonderhoud, installatietechniek en verschillende cyclische keuringen. Documentatie was niet altijd volledig, SLA’s verschilden per locatie en sommige verplichtingen waren niet meer actueel. De uitdaging lag in het creëren van overzicht en het formuleren van gerichte acties per contract om risico’s te beperken en de dienstverlening te professionaliseren.
We begonnen met een volledige contractinventarisatie: alle contracten, bijlagen, looptijden, kosten, prestatie-eisen en overige gegevens zijn geordend en geanalyseerd. Vervolgens hebben we per contract een kwaliteitscheck uitgevoerd op volledigheid, strategische relevantie, marktconformiteit en risicobeheersing.
Daaruit volgden per contract concrete verbeteracties, variërend van het aanscherpen van SLA’s, actualiseren van technische specificaties en verbeteren van contractmanagement. De acties zijn vervolgens opgenomen in een overzichtelijke actielijst, afgestemd op planning, prioriteit en impact.
De zorginstelling beschikt nu over een helder, centraal overzicht van alle facilitaire contracten, inclusief risico-inschatting en verbetervoorstellen. Door de geformuleerde acties kan de organisatie gericht sturen op kwaliteit, kosten en naleving.
Onderhoudsplanning is voorspelbaarder geworden, de rolverdeling tussen leverancier en organisatie is duidelijker, en er is een solide basis gelegd voor professioneel facilitair beheer en toekomstige aanbestedingen.
Pascal