Steeds meer zorgorganisaties willen inkoop niet alleen beleidsmatig goed regelen, maar ook zorgen dat het in de praktijk echt wordt nageleefd. Vaak is er al een basis aanwezig in de vorm van afspraken, richtlijnen of eerder opgesteld beleid, maar ontbreekt het nog aan duidelijke toepassing in de dagelijkse praktijk. Juist in een omgeving waarin veel verschillende afdelingen betrokken zijn bij inkoop, is het belangrijk dat rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen helder zijn.
Binnen diverse zorginstellingen wordt inkoop nog te vaak “erbij gedaan” en niet of pas laat betrokken bij inkooptrajecten. Dat leidt in de praktijk tot versnipperde inkopen, een groot aantal leveranciers, veel facturen voor relatief kleine bedragen en keuzes die niet altijd optimaal zijn. Ook worden afspraken regelmatig onvoldoende vastgelegd, waardoor overzicht en grip ontbreken.
“Inkoop bepaalt niet wat er wordt ingekocht, maar ondersteunt de organisatie en kijkt met een kritische blik naar de behoefte.”
Wij starten met een analyse van de huidige situatie. Daarbij beoordelen we relevante documenten en gaan we in gesprek met verschillende stakeholders binnen de organisatie. Op basis van deze input stellen we een eerste concept van het inkoopbeleid op. Dit concept wordt vervolgens gedeeld en besproken met de opdrachtgever. De ontvangen feedback verwerken we tot een definitieve versie, die door het bestuur kan worden vastgesteld.
Naast het opleveren van het inkoopbeleid signaleren we direct de belangrijkste aandachtspunten in de organisatie met betrekking tot inkoop. Deze kunnen worden vertaald naar een concreet inkoopactieplan, zodat beleid en praktijk goed op elkaar aansluiten.
Daar stopt het niet. Een inkoopbeleid heeft pas echt waarde als het ook bekend is in de organisatie en in de praktijk wordt toegepast. Daarom hebben we voor zorginstellingen een praktische aanpak ontwikkeld om het beleid goed uit te rollen. We starten met een roadshow om het nieuwe inkoopbeleid te introduceren en de inkoopprocedures toe te lichten. Daarna volgt een rondje langs de velden, zodat vragen beantwoord kunnen worden en beter zichtbaar wordt wat er lokaal speelt. Tot slot zorgen we dat relevante informatie ook duurzaam beschikbaar is, bijvoorbeeld via intranet.
Samen met de opdrachtgever stellen we daarnaast een inkoopkalender op, werken we eventuele verbeteracties verder uit en bepalen we welke leveranciers kritisch zijn voor de organisatie.
Uit de gesprekken blijkt vaak ook dat contracten verspreid door de organisatie zijn opgeslagen en dat er onvoldoende zicht is op verplichtingen, looptijden en risico’s. Tijdens de roadshow en de gesprekken in de organisatie besteden we hier nadrukkelijk aandacht aan. Het doel is om contracten centraal en beheerst vast te leggen in een contractregistratiesysteem.
Een helder en gedragen inkoopbeleid, gecombineerd met een praktische uitrol binnen de organisatie. Medewerkers weten beter wanneer en hoe zij inkoop moeten betrekken, processen worden minder versnipperd en de organisatie krijgt meer grip op leveranciers, contracten en uitgaven.
Patty