Nictiz is het nationale expertisecentrum voor digitale informatievoorziening in de zorg. In een organisatie waar veel met externe partijen wordt samengewerkt, groeide de behoefte aan meer grip op contracten, uitgaven en leveranciers. Een centrale inkoopfunctie ontbrak echter nog waardoor inkoopactiviteiten versnipperd en zonder eenduidige werkwijze werden uitgevoerd.
Het opbouwen van een centrale inkoopfunctie én zorg voor directe ondersteuning van de organisatie. Dat betekende het creëren van structuur en inzicht, terwijl er ook al behoefte was aan begeleiding bij aanbestedingen, contractbeheer en dagelijkse inkoopvragen. Daarnaast moest inkoop zich positioneren als een zichtbare en waardevolle partner binnen Nictiz.
We startten met het leggen van een stevig fundament. Contracten zijn centraal vastgelegd, een spendanalyse gaf inzicht in uitgaven en met een aanbestedingskalender werd vooruitkijken mogelijk. Tegelijkertijd zijn processen ingericht zodat inkoopaanvragen gestructureerd en efficiënt verlopen.
Vanuit die basis is de rol van inkoper actief ingevuld. We begeleidden onder andere een Europese aanbesteding, ondersteunden de organisatie bij inkoopaanvragen en brachten structuur in het contractbeheer. Door actief samen te werken met teams groeit het vertrouwen in inkoop als sparringpartner.
In korte tijd is inkoop bij Nictiz uitgegroeid tot een zichtbare functie. Er is nu inzicht in contracten en uitgaven, aanbestedingen worden professioneel begeleid en de organisatie weet inkoop goed te vinden.
Waar inkoop eerder ontbrak is het nu een vaste waarde die zorgt voor grip, structuur en betere samenwerking met leveranciers.
Ruben